理解しておきたい貸会議室を理解する3つの必須ポイントとは?

理解しておきたい貸会議室を理解する3つの必須ポイントとは?

会議や打ち合わせやイベントなどを実際に行う場所・スペースを時間単位でレタンルするサービスが貸会議室です。どうして貸会議室のニーズが高まっているのでしょうか。いろいろな理由があると思います。研修・セミナー・展示会などのイベントに活用されることも多いです。利用の目的は会議だけに留まることはありません。このサイトでは理解しておきたい貸会議室を理解する3つの必須ポイントとは?をご紹介しています。

 

貸会議室とは?




主なユーザーは企業になっていますが、最近は同じ趣味を持っているグループが使うこともあります。貸会議室の範囲ですが屋外のスペースは含まないのが一般的です。貸会議室はスペースを貸し出すだけではありません。イベントや会議に必要な機材や設備を貸し出すこともあります。

会場を設営するための準備や当日の飲食物を提供したりイベントの運営補助をしたりなど、さまざまな付帯サービスを提供してくれる貸会議室運営事業者もありますから大変重宝されています。オプション的な部分も組み合わせて考えると、イベント運営のアウトソーシングサービスとして、捉えることもできます。

貸会議室専用にデザインされている施設だけでなく、企業が自社保有のビルの中で利用していないスペースを貸会議室やレンタルスペースに転用しているケースもあります。これらが不動産業者が仲介して貸し出すようなケースも最近のトレンドです。特に専用なスペースでなくても利用者からすれば大きな違いを感じることはありません。

それでは、貸会議室の理解を深めるために3つの必須ポイントを紐解いてまいりましょう。



 

1番目の必須ポイント……貸会議室のメリット




まずは、どんなメリットがあるのかが興味があるところでしょう。貸会議室が最も魅力的部分は、スペースが必要な場合に必要な日数や時間だけに限定して借りる利便性です。多くの企業がランニングコストの削減という目的でオフィスの有効活用を目指しています。

普段からあまり使わないスペースであるセミナールーム・研修ルーム・会議室を廃止することは典型的です。その代わりとして貸会議室が注目されています。貸会議室を利用した場合はコストが発生します。しかし、それほど利用頻度が高くないスペースを会社内に持っているよりは経済的だと判断されています。

貸会議室は利用の目的に応じて、施設のグレード・施設の場所・付帯サービスの内容を自由に選ぶことが可能です。目的に合致するか料金とのコストパフォーマンスを見ながら利用することで、自社の施設を利用するよりも効果的なのです。



 

2番目の必須ポイント……貸会議室の利用目的




貸会議室は場所を貸すレンタルサービスとなっています。それゆえ、貸会議室運営事業者が了承すれば、どういった目的で利用してもかまわないのです。法律的に問題になったり公序良俗に反したりするような行為でない限り、自由に利用できます。

最近では、展示会やイベント的な比較的短期間の利用だけではなくて、長期間利用する事案が増えています。例えば、拡張オフィススペースとして、プロジェクトチームの独自スペースに使われるような例です。企業の地方セールスの支社として使われることなど多彩です。主な利用方法を少し列挙してみれば具体的なイメージが涌くと思います。

・会議・打ち合わせ・セミナー・プレゼンテーション・商談会・展示会・消費者リサーチスペース・アンケートスペース・カンファレンス・面接・筆記試験・会社説明会・記者会見・株主総会・撮影スペース・研修・入社式・表彰式・キックオフミーティング・打ち上げなど各種社内イベントとして使われることもあります。



 

3番目の必須ポイント……貸会議室の種類




貸会議室の種類は多岐にわたります。料金体系・設備・規模・形式なども様々ですから、利用目的に応じて適切に借りる必要があるでしょう。それには、それらの違いを把握することが大切になります。ここでは(1)目的別に見た貸会議室(2)設備や形式から見た貸会議室(3)運営母体別に見た貸会議室と整理しておきたいと思います。

 
(1)目的別に見た貸会議室


利用目的が明確になっている施設の貸会議室と色んな目的に使用できる施設の多目的タイプの施設の貸会議室があります。具体的な例を上げて特徴を見ておきましょう。

レンタルルーム

多目的に使えるスペースとなっており、レイアウトは自由にできる特徴があります。

セミナールーム

研修などの目的に特化しているタイプで施設のデザインもそれを目的にしています。機材も揃っており、いわゆるスクール形式以外のレイアウトも柔軟にできる特徴があります。休憩時間の飲食も対応するような貸会議室運営業者もあります。

貸会議室

そのものズバリですが、一般的な会議室から、最近ではインターネットを使ったテレビ電話会議に対応した最新式貸会議室もあります。種類やサイズは無限大といってよいほどあります。

カンファレンスホール

国際会議などでも利用できる大規模で階段教室型になっている座席配置のデザインが多いです。同時通訳ができる設備があったり、大型スクリーンなどの装備もあったりするのが一般的になっています。

カンファレンスルーム

カンファレンスホールよりは、小規模な施設で、プレゼンテーション設備やスクリーンがあり、簡単な発表をするならば十分でしょう。

 
(2)設備や形式から見た貸会議室


設備の配置(座席・ステージ・スクリーン)によってある程度の種類に分類されます。座席に関しては固定されている場合と可動式の場合があります。イベントの内容や会議の内容によって使い分けるようにしましょう。では、それぞれの形式と特徴をまとめておきます。
 
スクール形式


ポピュラーなレイアウトで学校形式の配置となり、一方向に向かってテーブルを綺麗に並べることができる特徴があります。テーブルの上で資料をおけるので、書類を読んだり書き込んだりするセミナーや研修で使われることが多いです。

シアター形式

スクール形式のようにテーブルは使わずに映画館のようにイスだけを同じ方向に向かって並べるレイアウトになります。たくさんの人数を収容できるメリットはあるのですが、メモをしたりするのには向いていません。

ロの字型形式

テーブルを向かいあわせに配置することで参加者が相互に顔を見られるようにしていますから、ディスカッションが想定する会議に向いています。

コの字型形式

ロの字型形式のアレンジで一方にボードやスクリーンを使った配置です。こちらもディスカッションに向いています。

これ以外に「レセプション形式」「馬蹄形式」「島型形式」などがあります。

 
(3)運営母体別に見た貸会議室


貸会議室を運営する業者のパターンによっても特徴が違いますので、まとめておきましょう。

貸会議室専用業者

大型施設から小さな会議室まで豊富な物件を取り扱っており、料金面でもリーズナブルで魅力があります。機能的な面でも強いですし、付帯サービスはほぼ揃うでしょう。

ホテルや旅館・セミナーハウスなどの宿泊施設

宿泊が可能で、立地が良く高級感があるタイプが多いです。受付や飲食などの付帯サービスも充実していますが、比較的料金は高くなります。

地方自治体や公共団体

民間の貸会議室運営業者と比べると料金は格安のレベルですが、付帯サービスがない場合も多いです。参加費や入場料が発生するイベントや催し物は不可となっている場合もあります。

不動産業者

有名ビルの中にある場合も多く大手の場合は全国をカバーするネットワークがあります。付帯サービスもオプションとして充実させている傾向にあります。


 

まとめ




いかがでしたでしょうか?理解しておきたい貸会議室を理解する3つの必須ポイントをまとめて、ご紹介しました。これで貸会議室の知識も随分と増えたと思います。これから貸会議室を利用する場合は参考にしてください。





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